Business Partners eXcellence - efektywne wdrożenia SAP - WZROST WYDAJNOŚCI PROCESÓW BIZNESOWYCH ORGANIZACJI DZIĘKI SAP BUSINESS WORKFLOW

Wzrost wydajności procesów biznesowych organizacji dzięki SAP Business Workflow

Wzrost wydajności procesów biznesowych w systemach ERP osiągnąć można poprzez ich doskonalenie, optymalizację i automatyzację przy użyciu systemów zarządzania przepływem pracy.

Popularna i przede wszystkim zweryfikowana przez rzeczywistość myśl znanego amerykańskiego ekonomisty Lestera Thurowa mówi, że rywalizacja na świecie oferuje nam dwie możliwości: możesz przegrać lub, jeśli chcesz wygrać, możesz dokonać zmian. Nieustanny, dynamiczny rozwój gospodarki oraz rosnący w siłę, konkurencyjny rynek wymagają od przedsiębiorstwa ciągłych zmian i szybkiej adaptacji w nowym otoczeniu. W dzisiejszych czasach aby sprostać tym wymaganiom i uzyskać przewagę konkurencyjną konieczne jest wykorzystanie odpowiednich narzędzi, metod i technik, które podniosą wydajność procesów biznesowych, a jednocześnie pozwolą zachować elastyczność i niezwłocznie reagować na zmiany.

O ile same definicje procesów nie ulegają często radykalnemu przeprojektowaniu to duża możliwość manewru pozostaje na polu ich doskonalenia, optymalizacji i automatyzacji. W szczególności uwagę zwrócić należy na te procesy, w których działania inicjowane są przez człowieka a podczas swojego przebiegu angażują maszyny, dokumenty i wszelkiego rodzaju informacje, które przekazywane są między wykonawcami w ściśle określony sposób. Najlepszym rozwiązaniem podnoszącym jakość i wydajność procesów biznesowych opartych na obiegu dokumentów i przepływie zadań jest zastosowanie systemu workflow.

Dostarczany przez SAP w ramach systemu ERP system workflow jest w pełni zintegrowanym z R/3 narzędziem, które pomaga usprawnić obieg dokumentów i zwiększyć efektywność przepływu pracy, szczególnie w tych procesach, w których dużą rolę odgrywa czynnik ludzki i wymagana jest odpowiednia sekwencja wykonywanych działań. Mimo że w SAP Business Workflow najlepsze efekty uzyskuje się w połączeniu z obiektami SAP ERP to nie ma jednak ograniczeń co do wspomagania rozwiązań zewnętrznych – zasięg zastosowań obejmuje wszystkie obszary, w których do czynienia mamy z przepływem danych, informacji i dokumentów.

SAP Business Workflow zapewnia aktywny, przejrzysty i zautomatyzowany przepływ właściwej informacji w należytej kolejności, w ustalonym czasie, w odpowiednie miejsca i w określonej formie. Dzięki sprawnej i szybkiej wymianie informacji między uczestnikami procesu na każdym jego etapie unikamy błędów, nieporozumień i opóźnień, co szybko przekłada się na poprawę alokacji zasobów, redukcję czasu wykonania i obniżenie kosztów procesu. SAP Business Workflow jest zatem odpowiedzią na potrzeby przedsiębiorstw w zakresie optymalizacji procesów zatwierdzania, takich jak weryfikacja faktur, zatwierdzanie nieobecności i delegacji czy też akceptacja zapotrzebowań materiałowych i zamówień zaopatrzeniowych. Ponadto system ten spełnia oczekiwania w zakresie definiowania i automatyzacji specyficznych procesów, które wykonywane są często według ustalonych odgórnie reguł biznesowych – na przykład tworzenie rekordów danych podstawowych dostawców lub materiałów w kilku różnych działach przedsiębiorstwa. Istotną cechą SAP Business Workflow jest również możliwość nadania procesowi przejrzystości i jawności oraz umożliwienie jego nadzoru w celu osiągnięcia optymalnej wydajności lub na przykład uzyskania zgodności z wytycznymi specjalnych ustaw czy też dostosowania się do wewnętrznych regulacji organizacji.

Praktycznie uruchomienie mechanizmów SAP Busines Workflow w systemie SAP ERP wiąże się ze stworzeniem (lub zmodyfikowaniem istniejącego) scenariusza działania workflow dla funkcjonującego w systemie procesu, korzystając z obiektów dostępnych w systemie i bazując przy tym na określonej w systemie strukturze organizacyjnej. Scenariusz określa, które zdarzenia inicjują i kończą workflow, jakie wiadomości, komunikaty oraz zadania i na jakich warunkach trafiają do odpowiednich w strukturze osób.

Wiele uniwersalnych i popularnych procesów odwzorowanych jest w systemie w gotowych scenariuszach co sprawia, że nie ma potrzeby budowania ich od podstaw a wystarczy jedynie dopasować je do potrzeb danego przedsiębiorstwa. Dzięki możliwości integracji z zewnętrznymi skrzynkami e-mail, użytkownicy procesu dostają powiadomienia o zaistnieniu zdarzeń i zadaniach oczekujących na wykonanie, bez konieczności logowania się do systemu. Ponadto integracja z zewnętrznymi interfejsami graficznymi (np. webowym) w dużej mierze eliminuje potrzebę bezpośredniego korzystania z systemu na rzecz wykonywania zadań i podejmowania decyzji poprzez specjalne, interaktywne formularze. Biorąc pod uwagę intuicyjne środowisko edycji scenariuszy, bogate repozytorium wzorców oraz czytelność i łatwość modyfikacji, dostajemy możliwość szybkiej reakcji na zmiany zewnętrznych warunków i przeprowadzenia swoistej wiwisekcji definicji. W trakcie działania istnieje możliwość monitorowania i śledzenia przebiegu procesu przy pomocy narzędzi raportowania. Standardowe raporty dostarczają m.in. informacji o częstotliwości wykonania danego procesu, o średnim czasie jego trwania czy też o czasach oczekiwania. Ponadto istnieje możliwość takiego skonfigurowania raportów aby przedstawiały statystyki przebiegu procesów mając na uwadze dane odpowiednie dla konkretnych jednostek organizacyjnych. Porównać w ten sposób można np. czas tworzenia rekordów materiałowych dla różnych zakładów lub przeanalizować liczbę odrzuconych zapotrzebowań zakupu w zależności od działu. Wnioski płynące z raportów nierzadko dają możliwość osiągnięcia wyższej wydajności procesu bez zmiany jego definicji, poprzez odpowiednie zarządzanie uczestnikami i zasobami procesu.

Oprócz optymalizacji i automatyzacji SAP Business Workflow daje przejrzystość definicji oraz ułatwia właścicielom bieżącą kontrolę nad ich procesem. Wysoka jakość procesu zachowana jest dzięki dostarczaniu uczestnikom wszystkich niezbędnych informacji wraz z odnośnikami do potrzebnych dokumentów i transakcji systemowych w komunikatach, które bezpośrednio otrzymują. Ustalone terminy realizacji zapewniają, że zadania zostaną wykonane zgodnie z planem, a w przypadku możliwości niepowodzenia odpowiednie zasoby zastąpione zostaną innymi środkami. Dzięki możliwości śledzenia przebiegu procesu jego właściciel jak i każdy z użytkowników w dowolnym momencie może sprawdzić postęp realizacji poszczególnych zadań jak i całego procesu i przygotować się do wykonania kolejnych etapów.

Redukcja czasu wykonania procesów biznesowych jest niewątpliwie jednym z najważniejszych osiągnięć zastosowania SAP Business Workflow, który przekłada się na wzrost konkurencyjności. Poza uzyskaniem większej wydajności działania obszaru w którym dany proces jest wykorzystywany, uzyskuje się także efekty znacznego obniżenia kosztów między innymi poprzez zmniejszenie zaangażowania personelu w niektóre zadania procesu. Dzięki temu możemy swobodniej zarządzać zasobami ludzkimi i efektywniej je alokować. Klarowne reguły na których opiera się definicja workflow oraz możliwość szybkiej identyfikacji wąskich gardeł implikują kolejną z ważnych kwestii dotyczących kosztów – mianowicie znaczne ograniczenie niepowodzenia procesu, co w oczywisty sposób przekłada się na oszczędności.

Efektywność współczesnej organizacji na rynku zależy w dużej mierze od sprawnej współpracy z partnerami biznesowymi. Innymi słowy nie wystarczy aby procesy wewnątrz przedsiębiorstwa przebiegały szybciej i płynniej niż u konkurencji. Warto więc zwrócić uwagę na istotny fakt, że SAP Business Workflow zapewnia również elastyczność, szybkość i skuteczność w procesach zachodzących między naszą organizacją a kluczowymi partnerami.

Wszystkie przedstawione zalety użytkowania systemu zarządzania przepływem pracy i dokumentów, jak i zwrot z inwestycji uwyraźniają się gdy staje się on stałym narzędziem codziennej pracy. Niemniej jednak szczególne możliwości, oraz niewątpliwa szansa uzyskania dzięki SAP Business Workflow wielu wymiernych, jak i tych niemierzalnych korzyści dostarczają wystarczająco mocnych argumentów za implementacją tego systemu zarządzania przepływem pracy i dokumentów, szczególnie w powiązaniu z systemem ERP.

Opracowanie:
Piotr Olszewski
Konsultant wdrożeniowy SAP w obszarze ABAP/Workflow